En Thomas Signe hemos acompañado procesos de digitalización en organizaciones de distintos sectores en Latinoamérica. A lo largo de esta experiencia, hemos aprendido que digitalizar no es solo implementar herramientas tecnológicas sino rediseñar estructuras, formar personas y tomar decisiones alineadas con la estrategia del negocio.
Hoy, las empresas se ven obligadas a dar el paso hacia lo digital. Pero surgen preguntas: ¿por dónde empezar? ¿Cómo evitar errores? ¿Qué tipo de soluciones elegir?
Este artículo reúne parte de los aprendizajes de nuestros equipos locales en procesos de digitalización en Latinoamérica, específicamente, en Chile, Perú y Colombia. Hablamos de casos reales, soluciones efectivas y recomendaciones para quienes buscan digitalizar con seguridad y confianza.
¿Por dónde empieza una digitalización exitosa?
1.Escuchar y entender antes de digitalizar
Hemos aprendido que la digitalización no empieza con una herramienta, sino con una escucha activa:
«Primero es indispensable escuchar y entender lo que busca el cliente cuando está considerando implementar un sistema para empezar un proceso de digitalización. Entender las necesidades del negocio y cuáles son las mejoras que le aportará un proyecto de transformación digital, explica Paula Mariño, Gerente Comercial, en Colombia.
Este es un punto crítico, puesto que sin una comprensión profunda del negocio será muy difícil responder a las expectativas del proyecto y la tecnología se convertirá en una carga en lugar de una solución.
2. Definir un plan estratégico y realista
Lo segundo: planear. Es esencial establecer un plan estratégico desde el inicio del proyecto, con objetivos claros y medibles:
“Es importante definir un cronograma realista y establecer las fases que el proyecto requiere para ir cumpliendo los objetivos a medida que se van desarrollando las etapas de la implementación”, agrega Paula Mariño.
Por su parte, Paula la Ejecutiva de Cuentas, Paula Palomino, está de acuerdo con estas ideas: “un proceso exitoso de digitalización comienza con una clara identificación del problema o necesidad del cliente, una planificación estratégica y un acompañamiento constante en la implementación”.
3. Acompañar en todo el proceso de “cambio”
Tercero: entender cada proyecto de transformación trae consigo un proceso que implica un cambio de “mindset”, un cambio cultural y por ende es necesario acompañar a las compañías en ese camino:
“Nosotros como stakeholders, debemos acompañar cada etapa de la implementación y trabajar con todos los usuarios, entendiendo el nivel de conocimiento tecnológico de cada uno de ellos. Por lo que se vuelve crucial la comunicación constante y las sesiones de capacitación de los equipos”, indica Mariño.
En esto, también coincide Palomino : «La digitalización no es solo una actualización tecnológica, sino una transformación integral de un modelo de trabajo. En este sentido, se vuelven factores fundamentales, la capacitación del equipo interno, una buena comunicación y la interoperabilidad tecnológica”.
En otras palabras, digitalizar implica revisar procesos, formar al equipo y gestionar el cambio cultural.
Lo que buscan las empresas: necesidades reales para la digitalización en Latinoamérica
Optimizar los procesos para mejorar la productividad y ganar en eficiencia, es sin duda un propósito básico de cualquier empresa.
Pero más allá de esto, identificamos las necesidades comunes de las organizaciones que buscan digitalizar sus procesos en Latinoamérica.
| Necesidades comunes | Colombia | Perú | Chile | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Seguridad | Protección de datos, custodia responsable | Manejo de información sensible | Firma electrónica avanzada y blockchain | |||
| Cumplimiento legal | Ajuste legal como prioridad | Ajuste legal como prioridad | Revisión legal y técnica del proveedor | |||
| Escalabilidad | Soluciones adaptables y progresivas | Escalables según crecimiento institucional | Integración con sistemas internos | |||
| Trazabilidad |
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| Facilidad de uso | Intuitivas para todos los usuarios | Sencillez para mayor adopción | Conveniencia en tiempo y lugar |
Una de las premisas encontradas es que los clientes buscan soluciones que no solo sean tecnológicamente avanzadas, sino también confiables y escalables.
En palabras de Benjamín Arancibia, Ejecutivo de Cuentas en Chile:
«Nuestros clientes buscan herramientas que permitan integrar sus sistemas y permitir procesos de firma electrónica avanzada primordialmente”.
¿Cómo resolvemos los retos de cada cliente?: con un enfoque consultivo
Una de las claves diferenciales en nuestra propuesta es el enfoque consultivo. Más que ofrecer herramientas, diseñamos soluciones adaptadas a cada organización.
«Lo que nosotros hacemos es preguntar: ¿Cómo lo hacen actualmente? ¿Qué esperan obtener? ¿Qué áreas quieren involucrar? Eso nos permite alinear sus objetivos con las funcionalidades y soluciones que ofrecemos», destaca Paula Mariño desde Colombia.
Desde el inicio de nuestras operaciones en 2017, hemos liderado proyectos de digitalización en empresas de múltiples sectores, consolidando experiencia en educación, servicios financieros, industria, tecnología, y administración pública.
Digitalización en Latinoamérica: algunos casos concretos por país
Colombia
Uno de los casos más destacados de digitalización en Latinoaméica es el de Alquería, una de las principales productoras de lácteos en Colombia. La compañía ha implementado nuestra plataforma de firma electrónica URUK para digitalizar y realizar procesos de firma de la documentación asociada a su operación interna y externa.
El proyecto abarca áreas como contabilidad, recursos humanos, jurídico, financiero, auditoría, calidad y logística, además de la comunicación con proveedores y clientes. Desde su puesta en marcha, se han generado más de 5.000 firmas electrónicas.
De igual forma, ofrecemos servicios de certificación digital y nos integramos con proveedores tecnológicos para facilitar el cumplimiento normativo como, es el caso de la generación de la factura electrónica obligatoria, exigida por la DIAN en Colombia.
Actualmente en ese país, estamos desarrollando varios proyectos en el sector financiero, entre ellos, habilitar la generación de pagarés electrónicos y la solicitud de créditos de forma 100% digital, por medio de nuestro Gestor de Expedientes.
Perú
En Perú, hemos logrado una integración efectiva entre los títulos físicos con medidas de seguridad, que emite Thomas Greg and Sons, con los títulos digitales con la misma validez legal y trazabilidad Blockchain, que provee Thomas Signe, a través de la plataforma eTítulo.
Un caso concreto es el de la Universidad Continental:
“Con eTítulo logramos modernizar y optimizar la gestión de los títulos universitarios, reduciendo los tiempos de espera que implica el diploma en papel. Respondemos así a la demanda de procesos digitales seguros y facilitamos el acceso de los egresados a sus diplomas desde cualquier lugar”, comenta Paula Palomino.
También es importante destacar el impulso a las Traducciones Certificadas Digitales. Más de 250 traductores del Colegio de Traductores del Perú ya utilizan nuestro Gestor de Expedientes, una plataforma que facilita la gestión y firma digital de documentos. En apenas dos años, se han emitido más de 200,000 TCD, garantizando procesos más seguros, eficientes y con plena validez legal.
Chile
En Chile nos destacamos por ser el único Prestador de Servicios de Confianza (PSC) que respalda sus procesos de firma con Blockchain. Así lo explica Benjamín:
“No solo usamos Blockchain, sino nuestra propia Blockchain. Tenemos la capacidad de ofrecer herramientas tanto para integrar con sistemas internos y automatizar los procesos como otras más sencillas, como la plataforma electrónica URUK, con integración web».
Entre los casos a destacar, está el trabajo que hacemos junto a diferentes municipalidades del país. Facilitamos la gestión digital del Estado mediante la emisión, firma y custodia de certificados digitales, que permiten a los funcionarios públicos realizar trámites con firma electrónica avanzada.
Recomendaciones prácticas para quienes van a comenzar una digitalización en Latinoamérica
Para quienes estén considerando iniciar un proceso de digitalización en su organización, nuestros expertos recomiendan:
1. Identifica los procesos críticos
Revisa qué procesos generan más demoras o dependen de operaciones físicas y manuales.
2. Revisa el marco normativo local
Identifica cuales son los requerimientos de soporte legal o valor probatorio en materia de documentación electrónica, que debe cumplir dicho proceso de digitalización.
“Mi recomendación principal es revisar y conocer la normatividad y la legislación relacionada con el manejo documental electrónico, creo en general, hay mucho desconocimiento en términos legales”, destaca Mariño.
3. Busca una solución confiable
Asegúrate de encontrar por una solución alineada con la regulación, que proporcione garantías en cada etapa del proceso y seguridad desde el diseño.
“Yo les recomendaría elegir una solución confiable y segura y un proveedor que también sea experto en regulación”, apunta Benjamín.
4. Elige un aliado tecnológico, no solo un proveedor
Opta por un socio tecnológico que no solo implemente, sino que también asesore y acompañe durante el crecimiento digital.
5. Piensa en el usuario final
«Entre más sencillo e intuitivo, mayor adopción y mejores resultados», recomienda Paula Palomino.
En definitiva: todo comienza por la Confianza
Todo lo anterior, es lo que finalmente nos permite diferenciarnos de nuestros competidores en el mercado.
“En Thomas Signe no solo vendemos funcionalidades. Lo que realmente nos importa es generar confianza y conocimiento. Recorremos el camino junto a los clientes siguiendo las bases normativas y legales y proporcionando las soluciones tecnológicas que les permitan ser innovadores y transformadores de experiencias”, concluye Paula Mariño.
Cada empresa con la que hemos trabajado nos ha enseñado algo distinto. Pero en todas hay un factor común: cuando el proceso se alinea con la cultura, los objetivos y la realidad normativa de cada país, los resultados son sostenibles y tangibles.
Si estás considerando iniciar un proceso de digitalización en alguna área de tu empresa, contacta con nuestro equipo. Te acompañamos desde el diagnóstico hasta la ejecución para ayudarte a cumplir tus objetivos de digitalización en Latinoamérica.
